Centre d'aide

Partage de documents

La fonction de partage de documents permet à un instrumentant de transmettre de façon sécuritaire un ou des documents à un ou plusieurs destinataires de son choix.

Avertissements: Tous les documents partagés sont convertis au format PDF dans l’application. Par conséquent, le destinataire téléchargera le(s) document(s) partagé(s) au format .pdf. Un partage de document est considéré comme un projet et sera donc déduit du nombre total de projets disponible dans votre forfait.

Accès au partage de documents

Pour accéder à la fonction veuillez cliquer sur l’icône   dans la barre de menu de gauche.

Une fois sur le tableau de bord de vos documents partagés, vous pouvez initier le partage de documents en cliquant sur le bouton « Partager des documents ».

Dans la page de création d’un partage de document, veuillez :

1. Remplir les champs :
   • Nom du projet
   • Sélectionner une « Date d’expiration »
2. Assigner un ou des destinataires :
   • À partir du carnet d’adresses ou :
   • Créer un nouveau destinataire
3. Téléverser un ou des documents dans la zone Documents :
   • Les documents s’affichent à la suite
4. Cliquer sur le bouton Envoyer

Réception d’un partage de document

a) Courriel

Au clic sur le bouton Envoyer, un courriel est envoyé au(x) destinataire(s). En voici un exemple :

b) Téléchargement

En cliquant sur le bouton de téléchargement, le destinataire est redirigé vers une page de ConsignO Cloud où il doit confirmer son identité à l’aide d’un second facteur d’authentification. Celui-ci peut être un code reçu par SMS ou par appel, ou encore la réponse à une question secrète. Dans l’exemple ci-dessous : nous avons un code reçu par SMS :

Une fois le second facteur d’authentification validée, le téléchargement des documents débute et une page de confirmation s’affiche. Il convient de noter qu’un lien est disponible sur cette page si le téléchargement ne s’est pas lancé automatiquement.

Suivi d’un partage de document à partir du tableau de bord de l’instrumentant

Lorsque les documents sont partagés, l’instrumentant peut suivre les téléchargements via le tableau de bord des Partages de documents, dans la colonne « Détails ».

En cliquant sur le lien, l’instrumentant peut voir quand les destinataires ont été notifiés (1) et quand ils ont téléchargé les documents (2).