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Pourquoi Notarius conserve mes informations personnelles?

Contexte

Lorsque Notarius émet CertifiO pour employés, CertifiO pour professionnels et CertifiO pour individus, un processus de vérification d’identité est complété conformément avec la Politique de certification applicable de Notarius. Considérant la haute fiabilité de ces certificats, Notarius certifie la véracité des informations contenues dans le certificat, incluant le nom du détenteur de certificat. Notarius exige un processus rigoureux de vérification d’identité dans lequel deux pièces d’identités émises par un gouvernement sont vérifiées et des copies sont conservées par Notarius.

Question

La question en jeu est pourquoi Notarius conserve ces informations personnelles et est-ce que cette conservation d’informations personnelles est conforme aux lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels?

Réponse

Au Canada et dans la plupart des pays, la preuve de l’identité est fondée sur la possession de documents d’identité émis par un gouvernement. Ceux-ci peuvent être des documents de base comme un certificat de naissance ou des documents dérivés et acceptés comme un permis de conduire et une carte d’assurance-maladie. Lorsque des transactions importantes sont conclues, la preuve de l’identité est souvent requise.

En guide d’exemple, lorsqu’un individu ouvre un compte de banque au Canada et que la personne est cliente de la banque pour la première fois, cette personne doit montrer des documents d’identité prenant la forme de documents émis par des gouvernements. La banque conserve les copies de ces documents et, typiquement, remet une identité bancaire au client sous forme de carte de guichet et/ou d’accès-client électronique. À partir de ce moment et pour le futur, le client peut utiliser son identité bancaire, sauf peut-être pour des transactions critiques au cours desquelles les pièces d’identité émises par le gouvernement sont vérifiées à nouveau.

De façon similaire, lorsqu’un client veut obtenir un certificat numérique de Notarius, cette personne doit montrer des pièces d’identité valides et acceptées prenant la forme de pièces émises par un gouvernement. L’Agent de Vérification d’Identité (AVI) de Notarius, après avoir confirmé que les requis de vérification d’identité sont satisfaits, signe numériquement la vérification. Notarius, en tant que Prestataire de services de certification et de répertoires, garde une copie des pièces utilisées lors de la vérification d’identité (ainsi que du consentement donné par le client concernant cette conservation) car ces pièces constituent la justification sous-jacente pour l’émission de l’identité numérique certifiée par Notarius. S’il y avait un jour fraude ou tentative de fraude en utilisant un certificat émis par Notarius, Notarius devra être en mesure de démontrer la chaîne complète de preuve liant l’individu qui a fait la demande de certificat au certificat utilisé pour signer. Cette chaîne complète de preuve inclut nécessairement les pièces d’identité utilisées lors du processus de vérification d’identité.

La grande majorité des employés de Notarius n’ont pas besoin d’accéder à ces pièces d’identité. Elles sont en conséquence sauvegardées chiffrées selon des meilleurs standards de l’industrie de telle façon que seuls les Officier de l’Infrastructure à Clés Publiques (ICP) peuvent déchiffrer ces documents. Ces rôles et accès sont documentés dans nos Politiques de certification et documents afférents. Il est important de noter que les Politiques de certification de Notarius et documents afférents sont vérifiés annuellement et ces audits incluent ISO 27001, AATL et eIDAS (niveau signatures électroniques qualifiées).

Bref, Notarius conserve une copie des pièces d’identité gouvernementales fournies par le client pour une raison valide et avec le consentement explicite donné par les clients et seulement pour une période de temps nécessaire.